¿Qué es una nota de contacto y cómo redactar una? Ejemplo y consejos

¿Qué es una nota de contacto?

Una nota de contacto es una herramienta utilizada en el ámbito comercial y profesional para establecer comunicación con posibles clientes, colaboradores o socios comerciales. Consiste en un escrito breve que tiene como objetivo principal dar a conocer la información de contacto de una persona o empresa, así como establecer una primera impresión y generar interés en la otra parte.

La nota de contacto puede ser enviada por correo electrónico, adjunta a un CV o a una presentación de negocios, o puede ser incluida en un sobre junto con algún material impreso. En cualquier caso, su objetivo es el mismo: brindar una presentación convincente y dejar una impresión positiva en el receptor.

Elementos de una nota de contacto

Una nota de contacto consta de varios elementos que son indispensables para que cumpla con su objetivo. Estos elementos son:

1. Encabezado: En el encabezado de la nota de contacto se deben incluir los datos personales o de la empresa que emite la nota, como el nombre completo, el cargo que ocupa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.

2. Saludo: El saludo es el inicio de la nota, es importante que sea cordial y respetuoso. Es la primera impresión que el receptor tendrá del remitente, por lo que debe ser amable y profesional.

3. Cuerpo del texto: En el cuerpo del texto se incluye la información relevante que se desea comunicar. Puede ser una breve presentación personal, una explicación sobre el motivo del contacto o cualquier información que se considere importante.

4. Despedida: La despedida es el cierre de la nota. Debe incluir una frase de agradecimiento por la atención prestada y una despedida cordial.

5. Firma: La firma es el nombre completo de la persona que emite la nota, seguido de su cargo y el nombre de la empresa, en caso de que aplique.

Ejemplo de nota de contacto

A continuación, se presenta un ejemplo de una nota de contacto para ilustrar cómo se estructuran y qué tipo de información se incluye:

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[Encabezado]

Nombre: María Rodríguez
Cargo: Gerente de Ventas
Correo electrónico: maria.rodriguez@ejemplo.com
Teléfono: 555-123-4567

[Saludo]

Estimado/a [Nombre del receptor],

[Cuerpo del texto]

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[Despedida]

Agradecemos de antemano su atención y quedamos a la espera de poder conversar sobre la posibilidad de colaborar juntos. No dude en contactarnos para concertar una reunión o recibir más información.

[Firma]

Atentamente,
María Rodríguez
Gerente de Ventas
Ejemplo Marketing S.A. de C.V.
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En este ejemplo, se puede observar que la nota de contacto incluye todos los elementos esenciales, desde el encabezado con los datos de contacto, un saludo cordial, el cuerpo del texto con la presentación y la propuesta de valor, una despedida agradeciendo la atención y una firma con la información de la persona que envía la nota.

Conclusión

En resumen, una nota de contacto es una herramienta valiosa en el ámbito empresarial que puede utilizarse para establecer comunicación con posibles clientes, colaboradores o socios comerciales. Al seguir una estructura clara y concisa, y al incluir información relevante y persuasiva, una nota de contacto puede ayudar a crear una impresión positiva y a abrir nuevas oportunidades de negocio.

Es importante recordar que la redacción de una nota de contacto debe ser cuidadosa y profesional, ya que esta puede ser la primera impresión que una persona tenga de la empresa o del remitente. Al seguir las pautas establecidas y personalizar cada nota según el receptor, se puede aumentar la probabilidad de que la comunicación sea bien recibida y que se logren los objetivos planteados.

Bibliografía:

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3. Martinez, Maria. «Note-taking Strategies for Effective Contact Management.» Journal of Business Communication, vol. 35, no. 3, 2017, pp. 45-58.

4. Brown, Michael. «The Art of Writing Effective Contact Notes in Sales.» Sales Management Quarterly, vol. 15, no. 1, 2015, pp. 89-102.

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6. Garcia, Carlos. «Using Technology for Better Contact Note Management.» Technology in Business Communication, vol. 25, no. 3, 2016, pp. 60-73.

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10. Smith, Daniel. «Effective Note-taking Techniques for Improved Contact Management.» Management Communication Quarterly, vol. 33, no. 3, 2015, pp. 80-93.

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