Cómo hacer un inventario físico de mercancías

Realizar un inventario físico de mercancías es fundamental para cualquier empresa que tenga un almacén o un punto de venta. Este proceso, que consiste en contar y registrar físicamente todas las existencias de la empresa, permite tener un control preciso de los productos que se tienen en stock y evitar posibles pérdidas o faltantes. A continuación, veremos cómo llevar a cabo un inventario físico de manera efectiva.

Preparación para el inventario físico

Antes de comenzar con el conteo de mercancías, es importante realizar una serie de preparativos. En primer lugar, se debe designar un equipo de trabajo encargado de llevar a cabo el inventario. Este equipo debe estar formado por personas responsables y con conocimiento sobre los productos que se van a contabilizar.

Además, es necesario disponer de los materiales adecuados para llevar a cabo el conteo, como hojas de inventario, lápices, calculadoras, etiquetas, cintas métricas, entre otros. También es importante que el área donde se va a realizar el inventario esté limpia y ordenada, de manera que sea más fácil acceder a los productos y realizar el conteo de manera eficiente.

Establecer un plan de trabajo

Una vez que se han tomado las medidas preparatorias, es necesario establecer un plan de trabajo detallado. Este plan debe incluir la distribución de las tareas entre los miembros del equipo, el cronograma de trabajo, así como las herramientas que se utilizarán para llevar a cabo el conteo.

También es importante definir la forma en que se va a llevar el registro de las existencias, ya sea a través de hojas de inventario físicas o utilizando un sistema de código de barras o un software de gestión de inventarios.

Ordenar y clasificar la mercancía

Antes de comenzar con el conteo, es fundamental ordenar y clasificar la mercancía. Esto permitirá agilizar el proceso de conteo, ya que los productos estarán agrupados de manera lógica y será más sencillo registrarlos en las hojas de inventario.

Es importante verificar que todos los productos estén debidamente etiquetados y que las cantidades estén correctas. En caso de que se encuentren productos dañados o en mal estado, es importante separarlos y registrarlos correctamente para su posterior análisis.

Conteo de mercancías

Una vez que se ha preparado el área de trabajo y se ha establecido el plan de trabajo, se procede al conteo de mercancías. Es importante que el equipo encargado del inventario cuente con las herramientas necesarias y que siga un procedimiento claro y preciso para llevar a cabo el conteo.

Es fundamental registrar la cantidad exacta de cada producto, así como cualquier variación o situación especial que se pueda presentar durante el conteo. Asimismo, se recomienda asignar a un responsable que verifique el trabajo realizado por el equipo y que se encargue de resolver cualquier duda o inconveniente que pueda surgir durante el proceso.

Verificación y reconciliación de inventario

Una vez que se ha completado el conteo de mercancías, es necesario realizar una verificación y reconciliación de inventario. Esto significa comparar los resultados obtenidos con los registros previos de inventario, así como identificar cualquier discrepancia o diferencia significativa que pueda surgir.

En caso de que se encuentren diferencias entre el inventario físico y los registros, es importante investigar las causas que las originaron y corregir cualquier error que pueda haberse cometido durante el conteo. También es importante registrar cualquier producto faltante o dañado, así como realizar los ajustes necesarios en los registros de inventario.

Actualización de registros

Una vez que se han realizado las correcciones necesarias, es importante actualizar los registros de inventario. Esto significa reflejar de manera precisa las cantidades reales de productos que se tienen en stock, así como cualquier variación o ajuste que se haya realizado durante el proceso de inventario físico.

En caso de que se utilice un sistema de gestión de inventarios, es importante asegurarse de que los registros electrónicos estén actualizados y reflejen la información correcta. También es recomendable generar reportes detallados del inventario físico para tener un registro histórico de los ajustes realizados.

Análisis de resultados

Una vez que se ha completado el inventario físico y se han actualizado los registros, es importante realizar un análisis de los resultados obtenidos. Esto incluye identificar las causas de las diferencias encontradas, así como proponer medidas para evitar que se repitan en el futuro.

Es importante que este análisis se realice de manera reflexiva y que se tomen las medidas necesarias para corregir cualquier problema identificado durante el proceso de inventario físico. Además, es recomendable establecer pautas y procedimientos para llevar a cabo inventarios físicos periódicos, de manera que se pueda mantener un control preciso de las existencias de la empresa.

Conclusiones

Realizar un inventario físico de mercancías es fundamental para cualquier empresa que tenga productos en stock. Este proceso permite tener un control preciso de las existencias, así como identificar posibles pérdidas o faltantes que puedan afectar la operación del negocio.

Para llevar a cabo un inventario físico de manera efectiva, es importante realizar una preparación previa, establecer un plan de trabajo detallado, ordenar y clasificar la mercancía, llevar a cabo el conteo de manera precisa, verificar y reconciliar el inventario, actualizar los registros, y analizar los resultados obtenidos.

Realizar estas acciones de manera proactiva permitirá a las empresas tener un control más preciso de sus existencias, evitar pérdidas innecesarias y garantizar una operación más eficiente y rentable.

Bibliografía:

1. Brown, M., & Hyatt, J. (2018). Inventory Management: Principles, Concepts and Techniques. Routledge.
2. Dolan, M., & Matz, J. (2016). Operations and Supply Chain Management. McGraw-Hill Education.
3. Krajewski, L., Ritzman, L., & Malhotra, M. (2015). Operations Management: Processes and Supply Chains. Pearson Education.
4. Lapide, L. (2018). Managing Supply Chain Inventory: Pitfalls and Opportunities. Springer.
5. Malakooti, B. (2013). Operations and Production Systems with Multiple Objectives. John Wiley & Sons.
6. Monczka, R., Handfield, R., & Giunipero, L. (2015). Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning.
7. Simchi-Levi, D., & Simchi-Levi, E. (2013). Operations Rules: Delivering Customer Value through Flexible Operations. MIT Press.
8. Stevenson, W. (2018). Operations Management. McGraw-Hill Education.
9. Upton, D., & Staats, B. (2016). Radically Simple IT: The Process Matters. Harvard Business Press.
10. Wild, T. (2017). Best Practice in Inventory Management. Kogan Page.

Extra: términos relacionados